Bestimmte Programme finden sich in der Mehrheit der Gemeindebüros wieder: Outlook für die E-Mails, Word zum Bearbeiten von Dokumenten, Excel zur Bearbeitung von Tabellen und vielleicht sogar Powerpoint, um Präsentationen für den einen oder anderen Gemeindeabend vorzubereiten. Die hier genannten Programme werden von den Gemeinden in den meisten Fällen kostenpflichtig erworben. Geld, das die Gemeinden und Kirchenkreise durch die hier aufgezeigten Alternativen gut sparen können.

Egal, ob Gemeinden die für Unternehmen standardmäßig erworbene Professional-Version mit einmaliger Zahlung nutzen oder ein monatliches Abonnement für Office 365 abschließen und monatlich/ jährlich zahlen, im Vergleich zu 0,00€ ist es viel Geld. Zudem lagern bei Office 365 die Daten in der Online-Cloud von Microsoft, weshalb auf Verträge zu achten ist, die sich innerhalb des DSG-EKD-Rahmenvertrages befinden und u.a. die Speicherung auf Servern in Deutschland beinhalten.

Wer einen kostenlosen und datenschutzkonformen Ersatz für Microsoft Outlook sucht, ist mit Thunderbird gut beraten. Das opensource Programm hat alles, was ein E-Mail-Client braucht: Es bietet eine übersichtliche Postfachansicht (auch für die Verwaltung und Ordnung mehrerer E-Mail-Konten), ein Archiv- und Nachrichtensystem, einen integrierten Spamfilter, ein Adressbuch zur Pflege der Kontakte und lässt sich über zahlreiche ebenfalls kostenlose Erweiterungen (Addons) leicht auf die individuellen Bedürfnisse anpassen. Ab Version 78.2 ist nun auch PGP standardmäßig integriert, um E-Mails signieren und verschlüsseln zu können sowie ein Kalender für die Terminverwaltung.

Kostenlose Alternativen zum Microsoft Office stellen die opensource Projekte OpenOffice und LibreOffice dar. Mit dem niedrigen Arbeitsspeicherverbrauch ist OpenOffice eine gute Alternative für vor allem ältere Rechner, auf denen die Bürosoftware zum Einsatz kommt und dort häufig flüssiger läuft als Microsofts Office-Suite. LibreOffice gibt es hingegen auch für 64-Bit-Betriebssysteme, außerdem kommt es etwas moderner daher, wird häufiger aktualisiert und bietet zudem die Möglichkeit, in den XML-Formaten (.docx, .xlsx, .pptx) von Microsoft Office zu speichern. Die Programme heißen anders, aber die folgende Übersicht erleichtert Ihnen den Einstieg beim Finden der richtigen Programme:

Word –> Writer
Excel –> Calc
Powerpoint –> Impress
Access –> Base

Zusätzlich kommen OpenOffice und LibreOffice noch mit zwei weiteren Programmen daher: „Draw“ ist ein Zeichenprogamm mit dem sich z.B. Einladungskarten oder Aushänge für den Schaukasten deutlich komfortabler gestalten lassen als bspw. mit „Word“ bzw. „Writer“.

Wer gerne bei Microsoft bleiben möchte, könnte auch überlegen, ob für einige Mitarbeitende die kostenlose Basic-Version für gemeinnützige Organisationen ausreichend ist. Hier können Sie Outlook auf dem Desktop verwenden und die übrigen Office-Tools in der Webanwendung. Dazu erhalten Sie noch MS Teams für Videokonferenzen und sparen sich dadurch Lizenzen für Zoom. Darüberhinaus bekommen Sie 1 TB Online-Speicher, um z. B. Daten als Backup zu sichern und mit anderen zu teilen.