Wer eine E-Mail verschickt, schreibt den oder die Hauptadressat*innen in die Zeile „An:“ bzw. „To:“. Darunter befinden sich die Zeilen CC und BCC, wobei das Feld BCC häufig sogar ausgeblendet ist. In Outlook versteckt es sich auf der rechten Seite in der Zeile „An:“ und kann durch Anklicken mit eingeblendet werden. In Thunderbird befinden sich beide Kopie-Empfänger*innen-Zeilen als Button im Menü zum Einblenden.
CC steht für Carbon Copy. Das ist Kopie-Empfänger*innen, die sich gegenseitig sehen, z. B. innerhalb eines Teams oder wenn die Vertretung zur Kenntnis mit informiert werden soll.
BCC steht für Blind Carbon Copy. E-Mail-Adressen, die hier eingetragen werden, sind später bei den Empfänger*innen nicht mehr zu sehen und können sich auch untereinander nicht sehen.
In Fällen, bei denen es auf Transparenz ankommt, z. B. wenn der*die Chef*in mit informiert wird, sollte die E-Mail-Adresse also im Feld „Kopie“ bzw. „CC“ eingetragen werden.
In den meisten Fällen ist es aber richtiger, die E-Mail-Adresse*n im Feld „BCC“ einzutragen. Sie unterstehen beim Anschreiben von Gemeindegliedern dem DSG-EKD. Darin sind in §9 die Kriterien genannt, die zur Offenlegung der personenbezogenen Daten (zu denen in der Regel auch die E-Mail-Adresse gehört) und Weitergabe an andere Personen erfüllt sein müssen. Beim Anschreiben von bspw. einer Konfi-Gruppe sind diese Kriterien im Allgemeinen nicht erfüllt. Es besteht schlicht kein berechtigtes Interesse daran, die E-Mail-Adressen, die einem zur Informationsweitergabe an diese anvertraut worden sind, an andere weiterzugeben. Es ist also nicht nur moralisch richtig, sondern auch rechtlich geboten, die Adressat*innen im dafür vorgesehenen Feld der Blindkopieempfänger*innen (BCC) anzuschreiben.
Transparenz kann trotzdem gewahrt bleiben, indem zum Beispiel in der ersten Zeile der E-Mail ein Hinweis gegeben wird, an wen diese E-Mail versendet wurde, damit nicht der Eindruck entsteht, der*die Empfänger*in hätte die E-Mail einzig und allein erhalten.
Beispiel:
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