Die eigene Gemeinde über einen Newsletter zu erreichen, wird häufig unterschätzt oder bereits als veraltet angesehen. In der Tat haben die meisten Konfis oder Jugendlichen mitnichten eine eigene E-Mail-Adresse. Was die einen „neue Medien“ nennen, ist für die anderen kalter Kaffee. Hier läuft das meiste über Messengerdienste. Spätestens aber, wenn sie in die Arbeitswelt eintreten, wird häufig dann doch eine E-Mail-Adresse benötigt. Ein Medium also, mit dem man vor allem erwachsene Gemeindeglieder erreicht und zwar papierlos, regelmäßig und unabhängig von irgendwelchen Algorithmen, wie sie in den sozialen Medien häufig ausschlaggebend für die Platzierung der Informationen sind. RSS-Feeds bieten ähnliche Vorteile, allerdings muss sich dafür niemand anmelden, auch die E-Mail-Adresse muss nicht hergegeben werden. Während Newsletter versendet werden, können RSS-Feeds abgerufen werden.
Beim Einsatz von Newslettern müssen die Datenschutzvorgaben des DSG‑EKD beachtet werden, insbesondere im Umgang mit E‑Mail‑Adressen. Diese dürfen nur mit ausdrücklicher Zustimmung für den Newsletter verwendet werden und nicht für andere Zwecke weitergenutzt werden. Auf der Website sollte ein Anmeldeformular klar erläutern, wofür die Daten gespeichert werden; zusätzlich müssen Nutzer aktiv ihre Einwilligung geben (Opt‑in). Üblich und erforderlich ist zudem ein Double‑Opt‑in‑Verfahren, bei dem die Anmeldung über einen Bestätigungslink in einer E‑Mail verifiziert wird. Ebenso muss eine einfache Abmeldung möglich sein, sowohl über die Website als auch über einen Link im Newsletter. Vom Versand über ein normales E‑Mail‑Postfach wird aus organisatorischen und datenschutzrechtlichen Gründen abgeraten. Stattdessen empfiehlt sich die Nutzung spezieller Newsletter‑Tools oder Plattformlösungen, die die Verwaltung erleichtern und rechtliche Anforderungen erfüllen, wie beispielsweise bei Churchdesk oder einzelne WordPress-Plugins gegeben.
Alternativ können auch RSS‑Feeds eingesetzt werden. RSS‑Feeds werden technisch als strukturierte Textdateien im XML‑Format bereitgestellt, die theoretisch manuell erstellt werden können, in der Praxis jedoch meist über Content‑Management‑Systeme automatisch erzeugt werden. Dabei werden Nachrichten einfach im System angelegt und Kategorien zugeordnet, die anschließend als eigene RSS‑Feeds auf der Website verfügbar sind. Das Abonnieren eines RSS‑Feeds erfolgt, indem die Feed‑Adresse (Link) kopiert und in ein E‑Mail‑Programm oder einen entsprechenden RSS‑Reader eingefügt wird, sodass die Nachrichten dort automatisch abgerufen und angezeigt werden.
Während RSS-Feeds für die Nutzenden theoretisch einfacher und mit mehr Kontrolle sowie Datenschutz für sie daherkommt, sind Newsletter den meisten vertrauter und werden auch häufiger angeboten, weil man das Nutzerverhalten besser nachverfolgen und die eigene Wirksamkeit analysieren kann.